担当者会議がスムーズに進む条件｜会議前に整えるべき“体制”とは

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はじめに

担当者会議がスムーズに進まない理由は、
“話し方の問題” ではありません。

実際に多いのは…

• 会議の目的が曖昧
• 共有すべき情報の量がバラバラ
• 本人像の認識が揃っていない
• 記録が浅く、根拠が弱い
• 「何を決める会議なのか」が共有されていない
• 会議の役割が曖昧で話が脱線する

これらはすべて
“会議前の準備構造”の問題 です。

この記事では、担当者会議がスムーズに進むために
会議前に整えておくべき3つの“体制” を紹介します。

❶ 担当者会議がスムーズに進む“3つの体制”

① 本人理解の“基礎情報”をそろえる体制

会議が混乱する最大の理由は、
本人像の認識ズレ。

現場・家族・相談支援が揃っていないと、
話し合いは必ず空中戦になる。

事前にそろえる情報は3つで十分：

• 行動の変化（増えた／減った）
• 本人の選択・拒否
• 支援の成果（事実ベース）

これを揃えるだけで、
会議の深まり方が桁違いに変わる。

② 記録と計画が“つながる”体制

会議で相談支援が一番困ること：

「計画の根拠になる記録が少ない」

この状態だと、相談支援は
本人像を読み切れず、会議が浅くなる。

必要なのは、
「記録 → 事実 → 計画」の接続性。

• 行動の事実
• 支援の結果
• 本人の選択
• 変化の理由

これらが事前に整理されていれば、
会議は一気に進む。

③ 役割分担が明確な“会議運営体制”

会議は“場”ではなく “運営体制” で決まる。

よくあるつまずき：

• 相談支援に任せきり
• 管理者が話しすぎる
• 現場が報告に迷う
• 途中で話が脱線する
• 誰も「決める役割」を担っていない

対策はシンプル：

• 報告担当
• 情報整理担当
• 決定事項の確認担当

この3つを決めるだけで会議が崩れない。

❷ 今日からできる“改善”

① 会議前に「本人の3つの変化」を箇条書きにする

• 行動
• 選択
• 安定／不安定のポイント

これだけで相談支援が理解しやすくなる。

② 記録の中に“数値と行動”を1つ入れる

相談支援が欲しいのは“解釈”ではなく“事実”。

例：
「声かけ3回で活動開始」
「活動参加率80%」

この1つが会議の質を変える。

③ 会議の目的を最初の1分で言語化する

「今日の会議は〇〇を決めるためのものです」

これだけで脱線が激減する。

❸ 会議がスムーズに進まない本当の理由

会議の停滞は、

• 本人理解
• 記録の質
• 情報共有
• 計画との接続
• 会議役割
• 支援観のズレ

こうした “構造の歪み” が原因。

会議中に頑張っても、
会議前の構造が弱ければ
絶対にうまくいかない。

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「スッキリ業務診断」は、弊所が独自に提供している、業務効率化・記録体制・情報共有フローに特化した診断サービスです。

主な内容：

• 記録書式・記載の質のチェック
• 記録と計画の接続の確認
• 会議準備・共有フローの見える化
• 属人化しやすい部分の整理

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