【障がい福祉 書類見直し】本当に必要な書類の見極め方

「書類が多すぎて、どこから手を付ければいいか分からない」
「減らしたいけど、何を残していいか判断できない」

こんな声をよく聞きます。

まず、はっきりお伝えします👇

書類が増えるのは、現場が真面目にやってきた証拠です。
問題は“量”ではなく、役割が整理されていないことにあります。

今日は、
「捨てる・残す」の前に、
本当に必要な書類を見極めるための考え方を整理します。

🧭 なぜ書類は増え続けるのか

① 「念のため」が積み重なっている

• 何か言われたときのため
• 以前の指摘が気になって
• 他所でやっていると聞いたから

📌 見直し視点
→ 悪意ではなく、不安への対応として増えている。

② 書類の“目的”が曖昧なまま残っている

• 何のために作ったか分からない
• どこで使うか決まっていない
• 作ったまま更新されていない

📌 見直し視点
→ 使われない書類は、
　不要なのではなく、役割不明なだけ。

③ 書類同士がつながっていない

• 記録
• 会議資料
• 計画
• 申請用書類

それぞれが独立していると👇
同じ情報を何度も書くことになります。

📌 見直し視点
→ 増えているのは書類ではなく、
　重複。

🧩 本当に必要な書類を見極める３つの視点

①「誰が」「いつ」使うかが言えるか

まずはこの質問👇

• この書類は、誰が使う？
• どの場面で使う？

📌 判断基準
→ すぐ答えられないものは、
　見直し対象。

② 判断や行動につながっているか

• 次の支援判断に使われている
• 会議で参照されている
• 計画や対応に反映されている

📌 判断基準
→ 何も動かさない書類は、
　存在意義を再確認。

③ 他の書類で代替できないか

• 同じ内容が別の書類にもある
• まとめられるものがある
• 記録から拾える情報がある

📌 判断基準
→ 一本化できるかを先に考える。

🧩 見直しの進め方（減らさなくていい）

① まずは「仕分け」だけする

いきなり廃止しません👇

• ① よく使う
• ② たまに使う
• ③ 使っていない

📌 ポイント
→ ③が見えただけで、大きな前進。

② ③は“役割を決め直す”

• 本当に必要なら使い道を決める
• 使わないなら統合・保管

📌 ポイント
→ 捨てる判断は後でOK。

③ 書類の数ではなく「流れ」を見る

記録 → 会議 → 計画 → 支援

この流れのどこで使う書類か、
一つずつ当てはめてみます。

📌 ポイント
→ 流れに乗らない書類が、見直し候補。

🌿 最後に｜書類は減らすものではなく、整えるもの

書類見直しは、
効率化のためだけにやるものではありません。

支援を支えるために、
何が必要かを整理する作業です。

減らさなくて大丈夫。
今ある書類を、
役割が分かる状態にするだけで、
現場はずっと楽になります。

📩 LINEで相談できます

• どの書類を残せばいいか分からない
• 重複している気がする
• 運営指導を意識すると不安
• 今の書類、妥当か見てほしい

判断はしません。整理を一緒にします。
短文でOKです。