「いつ来ても大丈夫」と言えますか？｜新年度にこそ済ませたい書類の総点検

2026-04-15

新年度が始まり、慌ただしく2週間が過ぎました。

この時期、管理者の皆様の頭の片隅に必ずあるのが**「運営指導（実地指導）」**の文字ではないでしょうか。

運営指導はある日突然通知が届きます。その時に慌てて数ヶ月分の書類を遡るのは、多大な労力を要するだけでなく、思わぬ不備を見落とすリスクも高まります。

こんにちは。行政書士の田中慶です。

私は普段、事業所の「構造」を整えるお手伝いをしていますが、運営指導対策において、新年度の混乱が落ち着く前の今の時期に、前年度分を整理しておくことはその後の負担を大きく減らすことに繋がります。

今回は、いつ通知が来ても落ち着いて対応するために、今のうちに整備しておくべき書類リストを整理しました。

1. 前年度（昨年度）の「落とし物」を整理する

まず、3月末までに完了していなければならない書類に漏れがないか、改めて確認してください。運営指導では、過去に遡ってチェックが行われます。

整理の視点：
運営指導ではまず、**「書類が存在するか」「日付が整合しているか」**が確認されます。今のうちに昨年度分のファイリングを完結させることが、確実なリスクヘッジになります。

次に、今月からスタートしている新年度分の書類を確認します。年度初めの「型」がずれていると、その後の記録との整合性に影響が出てしまいます。

書類カテゴリー	今のうちに確認すべきポイント
契約・重説	最新の報酬改定や加算に基づいた内容になっているか。
個別支援計画	新計画に対し、適切なアセスメントと同意の手続きが完了しているか。
勤務実績表	職員の異動や配置変更が、運営規程の人員基準を満たしているか。
各種マニュアル	虐待防止、感染症対策、BCPが最新の体制で更新されているか。

運営指導の通知が来てから準備を始めるのではなく、日常のルーティンに「確認」を組み込みます。

「日付」の整合性を疑う： 特に、**「個別支援計画の作成日が、アセスメント日より前になっていないか」**は基本の確認事項です。物理的にあり得ない順序になっていないか、ランダムに数名分チェックしてみてください。
「1ヶ月に1回、整理の日」を作る： 毎月特定の日に、管理者自らが書類の備え付け状況を確認する習慣をつけるだけで、書類の精度は飛躍的に高まります。

「書類仕事ばかりで現場に出られない」というジレンマは、多くの管理者が抱える悩みです。

しかし、私自身が支援を受ける立場として感じてきたのは、**「記録が適当な事業所は、支援そのものもどこか不安定に見えてしまう」**という事実でした。

書類を整えることは、単なる行政への報告ではありません。「私たちはこれだけ丁寧な支援を、この構造で提供しています」と示すための、プロとしての重要な根拠資料なのです。

運営指導は「あら探し」をされる場ではなく、事業所の健全な運営を確認してもらう場です。今のうちに構造を整えておけば、通知が届いた際も、慌てることなく落ち着いて対応できるはずです。

新年度は「気合い」で乗り切るものではなく、「構造」で安定させるもの。

そのような場合、もしよければ頼ってください。