こんにちは！障害者福祉分野専門行政書士の田中慶です。
現在、当事務所では「支援記録の書き方」に関するリアクションが激増しています。特にこの数カ月は、法人や事業所の皆様からの反応が絶えません。それだけ、支援記録の作成・管理が多くの現場で大きな課題となっている証拠でしょう。
支援記録は、単なる日々の業務報告ではありません。それは、ご利用者様への適切な支援の根拠となり、職員間の情報共有の要であり、そして何よりも「事業所の適切な運営」を示す生命線だからです。
この記事では、支援記録が苦手な方でもすぐに活用できる具体的な文例と、記録を通じてあなたの支援の質を高めるためのエッセンスを、ギュッと凝縮してお伝えします。
この記事を読み終える頃には、あなたの記録への意識は大きく変わっているはずです。
🎯 支援記録が「上手く書けない」本当の理由
支援記録が上手く書けない、時間がかかると悩む方の多くは、「何を書けばいいのか」「どう書けば伝わるのか」という根本的な疑問に直面しています。
その根本原因は、実は非常にシンプルです。それは、「記録の目的」が曖昧になっていることです。
支援記録の3つの目的
- サービスの提供実績と根拠の証明（報酬請求・実地指導対策）
- 支援の質の向上（多職種連携・個別支援計画の見直し）
- ご利用者様の変化と成長の可視化（家族・関係機関との情報共有）
この目的を意識せず、「ただ事実を羅列する」だけでは、「誰にも伝わらない」「監査で指摘される」記録になってしまいます。
⚠️ よくある失敗例
- 「普通に過ごした」「特に変わりなし」など曖昧な表現が多い
- 職員の主観と客観的事実が混在している
- 個別支援計画との関連性が不明確
- 今後の支援方針が見えてこない
✍️ すぐに使える！場面別・支援記録の具体例
では、上記の目的を達成するための「伝わる記録」の文例を見ていきましょう。
場面別の記録文例比較表
| 支援場面 | ❌ 悪い記録例 | ✅ 良い記録例 | 記録のポイント |
|---|---|---|---|
| 行動支援 | 「興奮していた。」 | 「他の利用者A様がB様の席に座った際、『どけ！』と大声を出した。声を荒げたのは2ヶ月ぶり。その後、声をかけずに10分間静かに椅子に座っている姿が見られたため、『落ち着くのが早かったですね』と声かけ、本人も頷いた。」 | 行動の前後の状況と職員の対応・その結果をセットで記録する。 |
| 食事支援 | 「食事は普通に食べた。」 | 「本日はご飯（半量）と副菜を完食。主菜の魚は一口で残された。『魚は苦手ですか？』と尋ねると首を振られたため、次回は調理法（焼き→煮る）を変えて提供を検討する。」 | 「なぜ」の解釈と、今後の支援（アセスメント）に繋がる視点を加える。 |
| 余暇活動 | 「特に変わったことはなかった。」 | 「午前中、特に活動に参加する様子はなく、窓の外を眺めていた。声をかけると笑顔が見られ、『明日の天気が気になる』と発言。会話はキャッチボールができており、言語理解力は維持されていると判断できる。」 | 「何もなかった」ときこそ、ご利用者様の小さな変化や表情、普段見えない能力（会話力、理解力）を記録するチャンス。 |
💡 記録の質を高めるヒント
良い記録には必ず「5W1H」が含まれています：
- When（いつ）：時刻や時間帯
- Where（どこで）：場所や状況
- Who（誰が）：本人や関係者
- What（何を）：具体的な行動や発言
- Why（なぜ）：背景や理由の考察
- How（どのように）：対応方法と結果
🚨 専門家からの警告
「うちの記録は大丈夫だろうか？」
「実地指導で指摘されないか心配だ」
と感じた方は、今すぐご相談ください。
記録のNG表現は、実地指導で「支援が不適切」「報酬返還」につながるリスクがあります。特に上記のような「曖昧な記録」が常態化しているなら、緊急の改善が必要です。
「行政書士による記録監査・改善サポート」では、あなたの事業所の記録を専門家の目でチェックし、現場で使える具体的な改善マニュアルを作成します。
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💡 記録を「守りの記録」から「攻めの記録」へ変える
良い記録とは、単に過去の事実を記載する「守り」の記録ではありません。「攻め」の記録とは、「今後の支援計画」につながる記録です。
１．「主観」と「客観」を明確に分ける
📊 客観的事実
本人が取った行動、発言、数値（血圧、食事量など）
🔍 専門職の解釈・判断
「〇〇の行動は、不安の表れと推察される」「体調は安定していると判断」
この2つを明確に分けることで、記録はより信頼性の高いものになります。
上記の「良い記録例」では、太字部分が専門職による解釈や対応の記録にあたります。
📋 具体例：主観と客観の分離
❌ NG例：
「イライラしていたので、少し休憩させた。」
✅ OK例：
「作業中、テーブルを2回叩き、『疲れた』と発言（客観的事実）。表情も険しく見えたため、ストレスを感じていると判断し（専門職の解釈）、10分間の休憩を提案したところ、『ありがとう』と応じられた（対応と結果）。」
２．個別支援計画と常に紐づける
記録を書く際は、必ず「この記録は、個別支援計画のどの目標や支援内容に基づいているか？」を意識してください。
記録に書かれた具体的な行動や結果が、計画の目標達成にどのように結びついているかを明記できれば、それは完璧な「根拠となる記録」になります。
📋 個別支援計画との紐づけ例
個別支援計画の目標：
「他者との適切なコミュニケーション方法を身につける」
日々の記録：
「午後の活動中、隣の利用者に『それ貸して』と声をかけることができた（目標①に関連）。相手が『いいよ』と応じると、『ありがとう』と返答。3ヶ月前は物を取る際に無言で手を伸ばしていたことを考えると、明確な進歩が見られる。引き続き、適切なコミュニケーションを称賛し強化していく。」
🚀 納得して「終わり」にしない！あなたの次のアクション
このブログで、支援記録の重要性と具体的な書き方が少しでもお分かりいただけたかと思います。
しかし、文例を知っただけでは、あなたの事業所の記録は変わりません。
大切なのは、「現場の職員全員が、同じレベルで、同じ目的意識を持って記録を書けるようになること」です。
そのためには、現場の記録フォーマットの抜本的な見直しや、職員向けの専門的な研修が不可欠です。
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多くの事業所が、「職員の教育不足」「記録の形式が古すぎる」といった理由で、実地指導でつまずき、余計な手間とコストをかけています。
あなたの事業所を真に守るために、今すぐ一歩踏み出しましょう。
【次なるアクション】
あなたの事業所の記録の問題点を、
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当事務所は、支援記録の指導・監査対策のプロフェッショナルです。
私たちは、単に「こう書きなさい」と指導するだけでなく、あなたの事業所の特性に合わせた「現場で機能する記録システム」の構築をサポートします。
✓ 現場の記録を専門家が詳細チェック
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私自身、障がい者福祉サービス(就労移行事業所・A型事業所)を利用していた経験があります。
「現場の実際を知りたい」
そんな“制度と現実の間”で迷っている方の相談相手として、利用者側と支援者側、両方の視点を持つピア行政書士として、一緒に最適な道を探します。
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2024年11月3日公開済
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