障害者支援記録の書き方セミナー｜プロが教える実践テクニック

2025-11-28

こんにちは。障がい者福祉分野を専門とする行政書士の田中慶（たなかけい）です。

支援の現場で働く皆さんは、日々、利用者さんへのケア、計画作成、そして「記録」の作成に追われていることと思います。

「記録は書いている。でも、本当にこれで大丈夫なの？」

この不安は、多くの支援事業者が抱える共通の課題です。

記録は単なる事務作業ではなく、実地指導を乗り切るための「証拠」であり、適切な報酬請求の「根拠」であり、そして何より「利用者さんの支援の質を高める重要な書類」です。

この記事では、支援記録の重要性と、実地指導で指摘されない記録の書き方について解説します。

適切な支援記録の書き方と、今すぐ取るべきアクションが明確になります。

なぜ「記録」が事業の命運を分けるのか

支援記録が抱える問題は、単に「時間がかかる」だけではありません。

不適切な記録は、以下のような深刻なリスクを事業にもたらします。

リスク1：報酬減額・返還

記録に「何を」「いつ」「誰に」「どのように」行ったかが明確に記載されていない場合、実地指導で不適切な請求と見なされる可能性があります。

その結果、以下のようなことが起こります。

報酬の返還命令
加算の算定停止
最悪の場合、指定取り消し

リスク2：指導・監査の対象

以下のような記録は、運営基準違反として指導対象になる可能性があります。

支援計画と記録の内容に矛盾がある
記録が単なる「業務日誌」に留まっている
具体的な支援内容が書かれていない
利用者の様子が記録されていない

リスク3：チーム支援の質の低下

記録が主観的・曖昧だと、以下のような問題が起こります。

情報共有が不十分になる
担当者が代わった際に支援が一貫しない
利用者さんの変化に気づきにくい
チーム全体の支援の質が下がる

当事者として、専門家として伝えたいこと

私は、かつて就労移行支援や就労継続支援A型を利用した経験があります。

利用者として支援を受ける中で感じたのは、良い記録とは「利用者と支援者が共に歩んだ道のり」を客観的に示すものだということです。

利用者にとっての記録の意味

利用者さんにとって、記録は以下のような意味を持ちます。

成長の証：自分がどう変化してきたかを振り返れる
安心感：自分のことをちゃんと見てくれていると感じられる
次のステップへの道しるべ：何を目指せばいいかが明確になる

記録は、利用者さんの人生に関わる重要な書類なのです。

行政書士としての視点

行政書士として、私は記録を「法律的に正しい形で整備する」ことの重要性を理解しています。

適切な記録は、事業所を守るだけでなく、利用者さんへの支援の質を高めることにもつながります。

実地指導で指摘されない記録の書き方

それでは、具体的にどのような記録を書けばよいのでしょうか。

NG例：業務日誌で終わる記録

悪い例

「本日の作業を行った。問題なし。」

このような記録は、以下の点が不明確です。

何の作業をしたのか
利用者さんの様子はどうだったのか
どのような支援を行ったのか
支援計画との関連性は

OK例：サービス提供記録として機能する記録

良い例

「個別支援計画の目標である『作業の正確性向上』に向けて、封入作業を実施。最初は封筒の向きを間違えることがあったが、声かけにより修正でき、50枚中48枚を正確に完成させた。集中力が持続し、笑顔で取り組む様子が見られた。次回も継続して支援する。」

この記録には、以下のことが明確に書かれています。

何を：封入作業
どのように：声かけによる支援
結果：50枚中48枚を正確に完成
利用者の様子：笑顔で取り組んでいた
計画との関連：「作業の正確性向上」という目標に沿った支援

記録作成の5つのポイント

ポイント1：5W1Hを意識する

Who（誰が）：担当者名
When（いつ）：日時
Where（どこで）：場所
What（何を）：支援内容
Why（なぜ）：個別支援計画との関連
How（どのように）：具体的な方法

ポイント2：客観的な事実を書く

主観的な表現ではなく、客観的な事実を記載します。

× 「やる気がなさそうだった」→ ○ 「作業中、視線が下を向き、声かけへの反応が遅かった」
× 「頑張っていた」→ ○ 「休憩を取らず、1時間継続して作業に取り組んだ」

ポイント3：個別支援計画との関連を明記する

その日の支援が、個別支援計画のどの目標に対応しているかを明記します。

ポイント4：利用者の様子を具体的に記載する

利用者さんの表情、言動、変化などを具体的に書きます。

ポイント5：次回の支援につなげる

その日の支援を踏まえて、次回どうするかを記載します。

主観と客観を使い分ける

記録には、客観的事実だけでなく、支援者の所見も重要です。

客観的事実と主観的所見の区別

客観的事実

誰が見ても同じように理解できる事実です。

「作業を50枚完成させた」
「2回休憩を取った」
「『楽しかった』と発言した」

主観的所見

支援者の専門的な視点からの評価・解釈です。

「集中力が向上している」
「作業への意欲が感じられた」
「さらに難易度を上げても良いと思われる」

記録には、両方をバランスよく記載することが重要です。

運営基準・報酬請求を意識した記録

記録は、運営基準の遵守と報酬請求の根拠にもなります。

加算算定の根拠として

多くの加算は、「記録」が算定要件に含まれています。

記録が不十分だと、加算が算定できない、または返還を求められる可能性があります。

実地指導で確認される項目

実地指導では、以下のような点が確認されます。

記録が毎日作成されているか
個別支援計画と整合性があるか
支援内容が具体的に記載されているか
利用者の様子が記録されているか
担当者が明記されているか

これらの点を日常的に意識して記録を作成することが重要です。

💡記録作成に不安がある事業所様へ

「記録の書き方を職員に教えたい」
「現在の記録が適切か確認してほしい」
「実地指導に備えて記録を整備したい」

このような事業所様に向けて、職員向けの勉強会・セミナーを承っております。

勉強会の内容（例）

実地指導で指摘されない記録の書き方
NG例とOK例の具体的な比較
主観と客観の使い分け方
個別支援計画との連動
現場ですぐ使える記録のテンプレート

事業所内での開催も可能です（有料）。

まずは、お気軽にご相談ください。

いきなり依頼する必要はありません。
まずは、状況を整理してみませんか。

LINEでは、
・今の状況の整理
・考え方の整理（チェックリスト・資料）
を中心にお届けしています。

※ここでは契約や依頼にはなりません。

LINEで状況を整理する

記録作成の効率化

「記録は大切。でも、時間がない」

これが、現場の切実な声だと思います。

効率化のポイント

1. テンプレートを活用する

毎回ゼロから書くのではなく、記載項目を固定したテンプレートを用意します。

2. 支援中にメモを取る

後でまとめて書こうとすると、細かい部分を忘れてしまいます。支援中に簡単なメモを取っておきましょう。

3. 記録の時間を確保する

記録作成の時間を業務スケジュールに組み込みます。

4. チームで共有する

良い記録の例をチームで共有し、全体のレベルを上げます。

ICT活用も検討を

近年は、タブレットやスマートフォンで記録を入力できるシステムも増えています。

導入を検討してみるのも一つの方法です。

今すぐ取るべきアクション

この記事を読んで、「記録の重要性」を理解していただけたと思います。

でも、理解するだけでは何も変わりません。

今すぐ、行動を起こしましょう。

ステップ1：現状の記録をチェックする

まず、現在の記録を見直してみましょう。

チェックポイント

5W1Hが明確か
客観的事実が書かれているか
個別支援計画との関連が明記されているか
利用者の様子が具体的に記載されているか
次回の支援につながる内容か

これらの点が不十分な場合、改善が必要です。

ステップ2：職員で共有する

記録の書き方について、職員間で共有しましょう。

良い記録の例を共有する
改善すべき点を話し合う
テンプレートを作成する

ステップ3：専門家に相談する

「自分たちだけでは不安」
「実地指導に備えてプロに確認してほしい」

そう感じたら、専門家に相談しましょう。

記録の書き方だけでなく、運営基準全般、実地指導対策についても、トータルでサポートできます。

記録作成の不安を解消しましょう

「記録の書き方で不安がある」
「実地指導に備えて、記録を整備したい」
「職員向けの勉強会を開催してほしい」

このような事業所様は、ぜひご相談ください。

障がい者福祉分野を専門とする行政書士として、以下のサポートができます。

記録のチェック：現在の記録が適切か診断
テンプレート作成支援：事業所に合った記録様式の作成
職員向け勉強会：記録の書き方を実践的に指導（有料）
実地指導対策：記録以外の運営基準についてもトータルサポート

まずは、無料相談で、あなたの事業所の状況を聞かせてください。

記録は「事業の土台」

記録の書き方は、事業運営の氷山の一角にすぎません。

本当に事業を安定させるためには、記録だけでなく、以下のような点も整備する必要があります。

運営規程の見直し
重要事項説明書の整備
個別支援計画の質の向上
加算算定の適正化
実地指導への備え

これらを総合的に整備することで、事業の「土台」が固まります。

行政書士は、この土台作りをトータルでサポートできます。

顧問契約のメリット

継続的なサポートを受けたい場合は、顧問契約がおすすめです。

顧問契約で受けられるサポート

随時の相談対応
法改正情報の提供
記録や書類のチェック
実地指導の立ち会い
職員向け勉強会の定期開催

「困った時にすぐ相談できる」安心感が、顧問契約の最大のメリットです。

まとめ：記録から始める事業の安定化

支援記録は、単なる事務作業ではありません。

それは、事業を守り、利用者さんへの支援の質を高める、重要な「証拠」です。

この記事で解説した主なポイントをまとめます。

記録は事業の命運を分ける：不適切な記録は報酬減額や指導のリスク
5W1Hを意識する：「何を」「いつ」「誰に」「どのように」を明確に
客観と主観を使い分ける：事実と所見をバランスよく記載
個別支援計画との連動：計画と記録の整合性が重要
今すぐ行動する：現状チェック→職員で共有→専門家に相談

「記録の書き方を学んだだけでは不安」と感じたなら、それは「専門家のサポートが必要だ」というサインです。

一人で抱え込まず、専門家に相談してください。

記録を起点に、事業全体の安定化を図りましょう。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

障がい者福祉分野専門　行政書士　田中慶